为了更好开展迎新工作，9月5号下午，设计艺术学院在科艺楼04 阶梯教室召开全体党员、预备党员及学生会会议，党总支副书记孙传文，团总支副书记王希才以及政治辅导员黄志荣、赵浩正、操维琦等几名老师出席此次会议。

    孙传文副书记首先简单介绍了工作情况并对学生党员提出特别要求。王希才副书记详细安排了工作：接新生活动从9月5号晚上就开始一直到9月9号结束；迎新工作者按流程设了几个服务台，分别负责发给学生入学程序表，发给新生服务卡（以便联系班主任）、把学生带领宿舍等工作；让新生进入校园后，顺利地走进自己的宿舍；避免遇到问题。

    最后，黄志荣老师又提出几点要求，要求每个迎新志愿者都必须佩戴校徽及工作证，必须注意衣服得体。会后老师与学生会干部又做了具体安排。把学生会成员分成了A、B、C、D四组分四个时间段轮流在服务台坚守岗位，努力做到减少新生的烦乱。